Передумовою здійснення будь-якої закупівлі є виявлення (формування) потреби та планування проведення закупівлі. Інформація про заплановані видатки та потреби оприлюднюється розпорядником коштів у річному плані, за формою, встановленою Уповноваженим органом. Індивідуальні особливості, які виникають при здійсненні тих чи інших закупівель повинні бути враховані при формуванні річного плану та його загальної структури, відносно усіх його найменувань. 

Виявлення потреби

Для закупівель постійного характеру, потребу яких на наступний рік можливо передбачити у кінці поточного року, така потреба планується з урахуванням: показників попередніх періодів, діючої конкурентної ціни, коефіцієнт зростання цін та інших факторів на ринку товарів (послуг/робіт), які можуть об’єктивно вплинути на потребу закупівлі. Обсяг за даними закупівлі формуються на основі використаних показників попереднього календарного року.

На коефіцієнт зростання цін можуть впливати такі фактори, як індекс споживчих цін відносно сезонності товару (наприклад: продукти харчування, зернові культури, енергоносії),  коливання курсу на ринку валют, для товарів, вартість яких формується  на основі курсу іноземної валюти (наприклад: товари або складові яких виготовляють за межами України), рівень заробітної плати (наприклад: для надання послуг або виконання робіт), зміна регульованих цін (тарифів) та зміна ставок податків і зборів пропорційно до змін таких ставок.

Комплекс дій і розрахунків із застосуванням статистичних і залежних показників (подій), спрямований на отримання найбільш ефективного результату здійснення закупівлі в цілому умовно названий – коригуюча складова ризику закупівлі.

Коригуюча складова ризику закупівлі індивідуально використовується розпорядником коштів при відсутності розширеного конкурентного ринку предмета закупівлі або якщо ціна предмета закупівлі має велику різницю на ринку постачальників. У випадку великої конкуренції постачальників даного предмету закупівлі така складова не матиме пікового спаду в період здійснення закупівлі в результаті зростання пропозицій на більш вагомі контракти відносно даної закупівлі.

Зміни в законодавстві, дозвільній системі, введення нових умов ліцензійної діяльності та інші особливості здійснення підприємницької діяльності безпосередньо впливають на товар, його регулярність, специфічність та умови закупівлі.

У разі наявності затверджених норм предмета закупівлі (наприклад: норми харчування, витрат палива та енергоносіїв, таких як опалення та ін.), замовник в обов’язковому порядку дотримується таких норм при розрахунку потреби.  

Щоб уникнути проведення додаткових (незапланованих) закупівель, потреба в яких може виникнути в результаті зростання ціни товару на ринку, при плануванні закупівлі, слід застосовувати коефіцієнт надбавки. Найбільш ефективним коефіцієнтом надбавки до товарів широкого вжитку відносно річної потреби, вважають п’яту частину від зведеної кількості відносно обсягу закупівлі у минулому році. 

Для прикладу: Замовником у 2017 році за для забезпечення потреб 600 учнів віком від 6-10 років, на 250 навчальний день, з урахуванням норм харчування на одного учня – 35 г/добу, було придбано 5250,00 кг. м’яса курячого (тушки курей) за ціною 46.00 грн./кг. на суму: 241500,00 грн. У 2018 навчальному році кількість учнів зростає до 700 чоловік, а динаміка ціни, в порівнянні з 2017 роком, на м’ясо куряче зростає на 9% та становить 51.10 грн/кг.  Замовник, при плануванні закупівлі на 2018 рік повинен врахувати зазначені фактори, так як за для забезпечення потреби більшої кількості учнів, ніж у 2017 році, з урахуванням збільшення ціни за одиницю товару, орієнтовна вартість предмета закупівлі та обсяг потреби має бути відповідно збільшено на 71487,50 грн., та становитиме 312987,50 грн.

За метою упередження проблеми необхідності у здійсненні додаткової закупівлі та розриву у постачанні, замовник може застосувати коефіцієнт надбавки відносно кількості товару, а до вартості товару застосувати коефіцієнт подорожчання, який базуватиметься на ціновій ринковій динаміці такого товару.

  

Типи закупівель та їх класифікація відносно предмету (кодів класифікатора)

Спосіб визначення замовником предмета закупівлі товару, робіт і послуг установлено «Порядком визначення предмета закупівлі», який затверджений Уповноваженим органом.

Предмет закупівлі товарів, робіт і послуг визначається Замовником на основі національного класифікатора України ДК 021:2015 (Єдиний закупівельний словник, далі – ЄЗС, який базується на європейському класифікаторі CPV 2008. Принцип роботи ЄЗС полягає у тому, що товари, роботи та послуги об’єднані у словнику у категорії (за кодом) за спільними узагальнюючими  характеристиками, призначення яких є стандартизація опису предмета закупівлі у договорах (контрактах), укладених за результатами проведених закупівель.

При визначенні предмета закупівлі, замовник має знайти ту категорію серед запропонованих ЄЗС, яка б максимально відповідала назві або класифікації товару, роботи або послуги, що є предметом закупівлі замовника, з обов’язковим дотриманням показника четвертої цифри коду основного словника (на зразок: ХХХХ0000-Y).

При закупівлі послуг з поточного ремонту та будівельних робіт визначений порядок має інші особливості, які додатково включають необхідність застосування будівельних норм (ДБН А.2.2-3:2014, ГБН Г.1-218-182:2011, ДСТУ Б.Д.1.1-1:2013, ГБН Г.1-218-182:2011). 

Закупівля товару (товарів), послуги (послуг), вартість яких дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а роботи (робіт) - 1,5 мільйона гривень, проводиться шляхом оголошення процедури відкритих торгів або переговорної процедури. 

Здійснення закупівель товарів, робіт та послуг, вартість яких є меншою, ніж зазначено вище, може проводитись без використання електронної системи закупівель, шляхом укладання договорів із постачальниками товарів, надавачами послуг та виконавцями робіт, при цьому, у разі здійснення закупівель за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, замовники обов’язково оприлюднюють звіт про укладений договір в системі електронних закупівель. Також такі закупівлі  можливо проводити шляхом  використання електронної системи  для проведення процедури вибору учасника на конкурентних засадах (допорогові закупівлі), отримуючи пропозиції від учасників із подальшим розглядом пропозицій та укладанням відповідного договору. Такі процедури проводяться при наявності затвердженого замовником положення проведення допорогових закупівель. 

Наступні принципи здійснення публічних закупівель є обов’язковими для дотримання замовниками незалежно від обраного виду процедури закупівлі:

- добросовісна конкуренція серед учасників;

- максимальна економія та ефективність;

- відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;

- недискримінація учасників;

- об’єктивна та неупереджена оцінка тендерних пропозицій;

- запобігання корупційним діям і зловживанням.

(Більш детально механізми забезпечення дотримання цих принципів буде розглянуто в окремому матеріалі) 

При складанні річного плану закупівель замовник повинен чітко розуміти яким чином необхідно забезпечити вимоги Закону в розрізі виконання принципів здійснення закупівель, зважаючи на особливості предмета закупівлі, зокрема наявність конкурентного середовища серед учасників, або його відсутність.

Замовник не повинен мати за мету своїми діями створювати передумови, які обмежують умови формування конкурентного ринку. 

Для досягнення цієї мети, при формуванні річного плану закупівель, замовник повинен відображати всю потребу протягом календарного року відносно кожного окремо предмету закупівлі без поділу на частини в залежності від реального фінансування видатків, враховуючи при цьому рівень ціни на такий предмет та її коливання на ринку.

 

Очікувана вартість та утопія реальних кошторисних призначень

Жодним законодавчим актом не встановлено умови або обов’язку відносно того що вартість закупівлі, яка відображається у річному плані повинна відповідати сумі на цю закупівлю, яка відображена у кошторисі (тимчасовому) або фінансовому плані, плані асигнувань, плані використання бюджетних коштів. (Лист МЕРіТУ №3302-06/29640-06 від 14.09.2016р.). 

Згідно до положень статті 75 Господарського кодексу України фінансовий план є основним документом державного комерційного підприємства, який затверджується до вересня року, що передує плановому. Натомість законом про Державний бюджет України або рішеннями про місцевий бюджет можуть встановлюватись розмір запланованих видатків у недостатньому обсязі. В такому випадку, як найчастіше, закупівля стає ризиковою, і потребує необхідності у додатковому фінансуванні або перерозподілу коштів.

З метою уникнення складнощів, які призведуть до зменшення зобов’язань за договорами (юридичних зобов’язань) та не призведуть до зменшення реальної потреби, краще планувати вартість та обсяг закупівлі з урахуванням коригуючої складової ризику закупівлі, та проводити її до затвердження відповідних кошторисних призначень.

При плануванні, на момент затвердження річного плану, з метою приближення планових показників до реалій ринкових цін, необхідно здійснювати моніторинг цін та пропозицій на відповідних ринках.

 

Різниця в однакових закупівлях за одним предметом (одна потреба в кількох закупівлях; додаткова потреба)

Законом встановлено заборону придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур, укладання договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур. Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів або здійснювати закупівлі порушуючи вимоги Закону. Таким чином, замовник при плануванні закупівлі повинен максимально ефективно передбачати потребу на весь період, який планує забезпечити шляхом проведення відповідної процедури.

Замовник, у разі потреби, може здійснювати закупівлі згідно до їх періодичної необхідності, та зважаючи на кон’юнктуру ринку. 

Якщо замовником, як виключення, здійснюється річна закупівля за частинами, наприклад поділом на дві закупівлі за півріччями, він повинен застосовувати відповідну процедуру, що визначено Законом з урахуванням загальної суми обох закупівель. 

Одним із прикладом є закупівля послуг з проведення дитячого оздоровлення (літній та зимовий періоди). Замовник може спланувати закупівлю в рамках однієї процедури на конкурсних засадах, із наданням оздоровчих послуг окремо у літній період і зимовий період. Як виключення, на початку року замовник планує проведення двох закупівель на конкурсних засадах, із застосуванням процедури, яка необхідна при проведенні закупівлі на суму обох закупівель в цілому. При цьому сума кожної окремої закупівлі буде визначатись окремо, згідно до потреби того періоду, на який планується надання таких послуг.

В контексті планування закупівель, які мають постійний характер, трапляються випадки, коли виникає потреба у придбанні товарів або робіт або послуг, які замовник об’єктивно не міг передбачати та спрогнозувати на момент здійснення первинної закупівлі. До обставин, які можуть вплинути на виявлення такої додаткової закупівлі, можна віднести: 

- виникнення додаткової потреби у товарах, послугах, роботах, яку замовник не міг передбачити;

- виділення додаткових коштів;

- перерозподіл коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;

- кошти, зекономлені у разі зміни ціни договору в бік зменшення у випадках, визначених у четвертій частині статті 36 Закону; 

- розірвання договору про закупівлю та здійснення нової закупівлі; 

- інших подібних випадках, можливе після вчинення замовником дій, передбачених статтею 4 Закону (внесення змін до річного плану закупівель, при цьому керуючись вартісними межами, встановленими у частині першій статті 2 Закону)

В таких випадках, з метою дотримання вимог Закону замовник може вносити необхідні зміни до річного плану із здійснювати закупівлю, яка буде вважатись новим предметом закупівлі (договору), відносно попередніх закупівель за відповідним предметом. 

Звертаємо увагу на те що неодноразово працівникам державної фінансової інспекції, при проведенні аудиту та перевірці закупівель щодо дотримання вимог чинного законодавства, замовниками, які намагались використати кошти звертаючись до поняття "додаткової потреби", не було надано обґрунтування та документального підтвердження підстав, які б дійсно відповідали вище визначеним умовам.

Як документально довести виникнення додаткової потреби буде розглянуто у наступних статтях.

 

Підстава необхідності внесення змін до річного плану закупівель або створення нового річного плану

План закупівель є першим та головний етапом у здійсненні того чи іншого придбання. 

У річному плані відображається вихідні дані закупівлі, - його предмет, тип закупівлі, загальна вартість, коди відповідних класифікаторів (ДК 021:2015, КЕКВ, тощо), орієнтовний період початку здійснення закупівлі.

Замовник не обмежений в часі планування процедури закупівлі до фактичного її проведення. Тобто, можливість затвердження річного плану у грудні поточного року дозволяє планувати закупівлі на потреби червня наступного року, керуючись його очікуваною вартістю.  Однак, в такому випадку, протягом цього строку можливі виникнення економічних факторів, які впливають на ціноутворення на ринках відповідних товарів, робіт та послуг, які замовник об’єктивно не може передбачити на момент планування закупівлі у поточному році. Такі зміни можуть стосуватись його конкретної назви, вартості закупівлі, періоду початку проведення закупівлі, т.ін.

У зв’язку з цим, замовник, до того як розпочне процедуру закупівлі, може внести необхідні коригування до затвердженого річного плану, такі зміни повинні бути затверджені органом замовника, який має необхідні повноваження (тендерний комітет або уповноважена особа з питань публічних закупівель). При цьому періодичність і характер таких змін  законодавством не визначені та не обмежені.  Тобто, замовник має можливість періодично вносити зміни до річного плану закупівель, відповідно до наявного фінансування, потреби у товарах, роботах, послугах, до проведення відповідної процедури закупівлі.

У виключних випадках, коли процес закупівлі триває, але є обґрунтована доцільність у приведені річного плану у відповідність, з метою дотримання принципів закупівлі, зміни можуть бути внесені до річного плану закупівлі або до додатку до річного плану закупівель, тільки у тому випадку якщо оголошення процедури закупівлі дозволяє з технічної точки зору коригувати дані, які мають дотичні із відповідним річним планом. 

Для прикладу, в період подання учасниками процедури відкритих торгів тендерних пропозицій, замовник виявив, що вартість та конкретна назва предмета закупівлі потребують коригування. У такому випадку, замовник може внести  зміни до річного плану та оголошення в частинах очікуваної вартості та назви предмета закупівлі, з урахуванням вимог до строку подання пропозицій процедури закупівлі. 

У випадку коли внесення змін необхідне, і такі зміни несуть серйозний характер, а період подання тендерних пропозицій учасниками завершився, варто відмінити процедуру закупівлі та розпочати нову. При цьому річний план закупівлі створювати новий, який в повній мірі відповідатиме новій процедурі.

Зміни до річного плану закупівель або до додатку до річного плану закупівель не вносяться у випадках після:

- завершення аукціону;

- підписання договору;

- внесення змін до договору шляхом укладання додаткових угод;

- за результатом виконаного договору;

Спроби приведення у відповідність сум, або уточнення предмету закупівлі, які стали відомі за результатом здійснення відповідної процедури, шляхом внесення змін до плану, призведуть до невідповідності процедури закупівлі на самому її початку та, виявлення в подальшому, фактичного порушення частини 1 статті 4 Закону України “Про публічні закупівлі”, - здійснення закупівлі не у відповідності до річного плану.

 

Відображення у річному плані потреби на 20% на наступний рік

Положеннями частини 5 статті 36 Закону встановлено, що дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році, якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку.

Варто зауважити, що 20% вираховується  від суми, визначеної у договорі і яка може відрізнятись від початкової суми договору, так як вартість договору враховує всі внесені сторонами зміни до договору в частині вартості предмета закупівлі.

Строк, на який продовжується термін дії договору, вкладеному у попередньому році, розраховується замовником виходячи із власної потреби з метою виконання зобов’язань сторонами, згідно до умов договору та періоду необхідного для проведення відповідної процедури. Продовження строку дії зобов’язань зі збільшенням суми, відбувається шляхом підписання сторонами додаткової угоди, до завершення строку дії договору. 

Взяття додаткових зобов’язань, які виникають за результатом внесення змін до договору на підставі частини 5 статті 36 Закону, не є новою закупівлею у розумінні Закону. У зв’язку з цим, замовником не вносяться зміни до річного плану та не створюється новий план закупівель на суму, яка є новими зобов’язаннями в межах договору, період дії якого продовжується на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на потребу наступного року.

У разі необхідності та з метою економічного використання коштів, договір, строк дії якого продовжено, може бути достроково розірвано за згодою обох сторін. В цьому випадку замовник на момент розірвання повинен мати вкладений договір за результатом проведеної закупівлі для забезпечення потреби протягом року.